长春科技学院会议组织管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强会议管理，规范会议程序，提高会议质量和工作效率，结合我校实际，特制定本制度。

第二章 会议分类

第二条 学校会议主要分为五类：

（一）对外接待会议。上级主管部门或校外其他单位及个人来校进行交流访问、调研考察、检查指导、业务洽谈等事由召开的会议，如校企座谈会、检查汇报会等。

（二）全校性会议。以学校名义组织召开或者上级部门部署召开的，全体校领导出席或若干名校领导出席，各分院（部）、机关部门及附属单位主要负责人参加的会议，如教职工代表大会、开学典礼、毕业典礼、运动会、中层干部大会等。

（三）常规性会议。学校召开的日常议事决策会议以及各类议事协调会议、专题会议，如校长办公会、党委常委会等。

（四）业务类会议。学校有关部门（单位）组织召开，校内相关部门（单位）或本业务系统、本领域范围内的有关人员参加的会议，如职能部门、学院或其他教学、科研单位主办或承办的各类工作部署会、研讨会、培训会、学术会议等。

（五）其他会议。由学校各二级单位组织召开的内部会议，以及除上述会议以外的其他会议。

第三章  会议组织

第三条  各种代表大会、年度工作会议等全校性会议，根据会议性质和部门工作职责，主管部门为会议的主办部门，负责牵头做好会议筹备工作；根据会议需要，相关职能部门为会议的协办部门，负责协助做好会议筹备工作。

（一）主办部门负责做好会议筹备的组织协调、文字材料起草、会场布置等工作，落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时通知参会人员。通知情况须进行记录以备查。

（二）协办部门工作职责：

1.党政办公室协助做好会议议程的审定、校领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排等。

2.党委宣传部负责做好会议的照相、摄像及新闻报道工作，协助主办部门做好会场及周边的氛围营造。

3.保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。

4.后勤部门负责做好会议布置、用电等保障工作。

5.信息化中心负责协助党政办公室做好同步视频、会议室多媒体设备的调试和使用等工作。

第四条 学校召开的重要会议、重大活动，举办承办的全国、全省非学术型会议或有上级领导出席的重要会议，由党政办公室负责牵头组织协调，主管部门和相关单位协助配合。

第五条 专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等，根据会议的性质和部门工作职责，主管部门为具体主办部门，全面负责做好会议筹备工作。根据需要经党政办公室审核并报请有关校领导同意后，可协调有关部门协助做好筹备工作。

第四章 会议的筹备

第六条 会议筹备流程

（一）会议时间。应提前2-3个工作日确定，确保参会人员能够按时参加，校级会议时间安排应先报党政办公室审核批准同意后再确定时间，避免会议冲突。

（二）会议地点。应视参会人员及具体情况而定，且符合会议需要。（参照附件：长春科技学院会议室情况统计表）

（三）会议主办单位应提前选定会议主持人、参会人员、发言人员、记录人员、摄像人员和会议服务人员。

（四）会议主办单位应提前2个工作日通知参会人员和会议协办部门，并将会议议程和相关材料发送给参会人员和协办部门。

（五）时刻关注预定会议时间天气情况，如遇台风、暴雨等恶劣天气应及时通知与会人员延期或取消会议。

（六）涉及到校领导参加的会议，须经党政办公室审核会议方案。

第七条 会议室申请标准

（一）行政楼903会议室申请标准（容纳22人）：

1.董事长召集的接待会议或校领导召集的特殊接待会议；

2.上级部门或重要客人来访、业务洽谈等需全体校领导出席或若干名校领导出席的会议；

3.学校召开的日常议事决策会议以及各类议事协调会议、专题会议。

（二）行政楼802会议室申请标准（容纳20人）：校领导召集的小范围的重要会议。

（三）行政楼4楼会议室申请标准（403会议室容纳45人、405会议室容纳60人、409会议室容纳200人、411会议室容纳320人）：学校各职能部门、各分院（部）或其他教学、科研单位主办或承办的各类工作部署会、研讨会、培训会、学术会议等。

第八条 会议材料

（一）将参会人员的资料按照参会人员角色分别准备好。（二）会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料

编好页码，装订成册，按次序排放，方便参会人员阅读。

（三）会议主办部门负责会序的编写，会序需按统一格式编写并报党政办公室审核。（具体详见附件2：会序模板）

（四）会议如需伴手礼，应提前申请。（伴手礼申请参照《长春科技学院公务接待执行标准及实施细则》）

第九条 会议通知

（一）会议通知应包含：简要的会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、简要议程说明、会议要求等。

（二）会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、微信群、个人微信等，如有必要可另行电话通知参会人员，及时做好记录。

第五章 会场的布置

第十一条 根据会议的规格和主题准备好矿泉水、茶水、咖啡、水果、纸巾、湿巾、会议纸、黑色中性笔、简章、会序等备品，并摆放到合理位置。

第十二条 正式会议需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的名牌，按照职级有序摆放，座次安排参照下图1-2。

图1  报告厅形式名牌摆放位置图

图2  圆桌会议室形式名牌摆放位置图

第十三条 需要用到视频放映或者召开视频会议时，要提前调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

第十四条 会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

第六章 会后的整理与总结

第十五条 组织会议部门在会后要整理好会议中的文字、图片、视频、音频等记录，自行存档。

第十六条 会议总结材料应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

第十七条 整理完成会议总结材料后报主管领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员并遵照执行。

第七章  会议的其他注意事项

第十八条 着装要求

正式会议、大型会议等需着深色正装，男士扎领带。负责茶水服务的人员着正式服装，穿无声音皮鞋。

第十九条 卫生管理

禁止携带食物进入会议室，会议结束后需要把桌面上所有物品收回，关设备、关电、关窗。用过的物品和会议室整体卫生需要联系保洁或自行清理打扫，确保会后会议室干净整洁。

第二十条 权限管理

会议室审批流程未通过审批不可使用，审批流程通过后需提前联系会议室管理员沟通会议所需。不得私自进入会议室。不得在无会议室管理员不在场的情况下私自调试设备，如果造成设备损坏或产生恶劣影响将予以问责。

第二十一条 LED屏和条幅

（一）LED屏共三个，分别是：学校北门、行政楼一楼和409会议室，使用部门需提前1-2天在OA系统中申请LED屏内容由宣传部审批，内容举例：“欢迎+来访单位莅临”，切记不要加“热烈”两字。

（二）条幅制作需提前在OA系统中申请，需提两个申请，一是宣传部-校内宣传活动审批；二是在学校采购-学校采购申请单，条幅内容需要宣传部审批通过才可制作。

第八章 附 则

第二十二条 各单位举办的工作会议可参照本办法执行。

第二十三条 本办法自发布之日起施行。此前规定有与本办法不一致的，以本办法为准。

第二十四条 本办法由党政办公室负责解释。

附件：长春科技学院会议室情况

附件：

长春科技学院会议室情况